Risker med Canva för företag – och hur man undviker dem

Canva har gjort det enklare för företag att skapa presentationer, inlägg och annat marknadsmaterial utan att vara designer. För många organisationer har det lett till snabbare produktion och mindre flaskhalsar i vardagen.

Samtidigt finns det risker som ofta uppstår när Canva används brett i en organisation, särskilt när företaget växer eller när många personer skapar innehåll parallellt. De här riskerna handlar sällan om verktyget i sig, utan om hur det används.

Varför använder så många företag Canva?

Den största anledningen är tillgänglighet. Canva gör det möjligt för fler att producera visuellt material utan specialkunskap. Det sparar tid, sänker trösklar och gör att kommunikation kan skapas när behovet uppstår, snarare än när någon hinner.

För mindre team eller enklare behov fungerar detta ofta mycket bra. Problemen uppstår först när Canva blir ett centralt verktyg för hela företagets kommunikation, utan tydliga ramar.

Varumärket riskerar att bli inkonsekvent

En av de vanligaste riskerna med Canva är att det visuella uttrycket börjar spreta.

När olika medarbetare använder olika mallar, färger och typsnitt ser varje enskild produktion kanske helt okej ut. Men sammantaget blir uttrycket otydligt och svårt att känna igen.

I praktiken kan det innebära att:

• företaget ser olika ut i olika kanaler

• mottagaren inte direkt känner igen avsändaren

• varumärket gradvis tappar styrka

Det här sker ofta långsamt, vilket gör det svårt att upptäcka i tid.

Mallarna börjar styra kommunikationen

Canvas mallar är gjorda för att fungera för många olika typer av verksamheter. Det är också deras begränsning.

När mallarna får styra rubriker, bildval och layout riskerar kommunikationen att anpassas efter verktyget i stället för efter budskapet. Det som var tänkt att göra arbetet enklare kan i stället leda till att innehållet blir generiskt och utbytbart.

Resultatet blir kommunikation som ser professionell ut, men saknar tydlig personlighet.

Alla kan skapa – men ingen äger helheten

En annan vanlig risk är otydligt ansvar.

Canva gör det enkelt för många att producera innehåll, men utan gemensamma riktlinjer för tonalitet, kvalitet och användning blir det svårt att hålla ihop kommunikationen över tid.

Ofta finns ingen som:

• säkerställer konsekvens

• prioriterar vad som ska sägas

• tar ansvar för helheten

Det leder till mer innehåll, men inte nödvändigtvis bättre kommunikation.

Rättigheter och licenser glöms bort

En mer praktisk, men viktig risk handlar om användningsrättigheter.

Alla element i Canva får inte användas fritt i alla sammanhang. Särskilt vid större kampanjer, tryckt material eller kommersiell användning med stor spridning är det viktigt att ha koll på licensvillkoren.

Företag som saknar rutiner för detta riskerar att använda material på sätt som inte är tillåtna, ofta utan att vara medvetna om det.

Exempel: när Canva fungerar – och när det börjar skapa problem

Många företag upplever att Canva fungerar utmärkt i början. Ett mindre team använder verktyget för sociala medier och presentationer, och tempot ökar utan att kvaliteten upplevs sjunka.

När företaget växer händer ofta följande:

• fler personer börjar skapa innehåll

• fler kanaler används

• produktionstakten ökar

Plötsligt finns det ingen tydlig röd tråd längre. Mer tid läggs på att justera, rätta och diskutera än på att faktiskt kommunicera.

Problemet är sällan Canva, utan att användningen inte har anpassats efter en större organisation.

Hur undviker man riskerna utan att sluta använda Canva?

De flesta företag vinner inte på att sluta använda Canva. Däremot vinner de på att använda det mer genomtänkt.

I praktiken handlar det om att:

• ta fram Canva-mallar som bygger på den grafiska profilen

• begränsa val av färger, typsnitt och element

• tydliggöra vad som ska skapas i Canva och vad som inte ska göras där

• utse ansvar för helheten, även om många producerar

När strukturen finns på plats blir Canva ett effektivt stöd i kommunikationen, snarare än ett verktyg som långsamt urholkar varumärket.

Sammanfattning

Canva är ett kraftfullt verktyg för företag som vill arbeta snabbt och självständigt med sin kommunikation. Men utan tydliga ramar finns det risk att effektiviteten sker på bekostnad av konsekvens och varumärkesstyrka.

Skillnaden ligger sällan i verktyget, utan i hur väl företaget har definierat sitt uttryck, sitt ansvar och sitt sätt att kommunicera över tid.